Hva vil du jeg skal bidra med i dette møtet?

KRISTIANIA VERKTØYKASSE: Bedre møter

Flere undersøkelser viser at inntil halvparten av alle møter på jobben oppleves som lite effektive eller unødvendige. Det er naturligvis store variasjoner mellom ulike organisasjoner på dette området. Hvis du opplever å kaste bort tid i unødvendige møter, , er det greit å vite at det finnes løsninger. Det er fullt mulig å lage en god og effektiv møtekultur.

Mange deltakere i praksisfelleskap har jobbet med temaet møteledelse og oppnådd store forbedringer. En av dem var særlig oppgitt over å delta på så mange møter hvor hun ikke hadde noen aktiv rolle eller bidrag.

Still hyggelige spørsmål før møtet

I dialog med de andre i praksisfelleskapet kom det opp en idé: Hver gang hun fikk en møteinnkalling som manglet mål eller agenda, skulle hun stille noen hyggelige kontrollspørsmål til møteinnkaller.

Det var spørsmål som: Hva vil du at jeg skal bidra med på dette møtet? Hva forventer du at jeg skal forberede? Er det egentlig nødvendig at jeg deltar?

Spørsmålene ble tilpasset litt ulike situasjoner, men hadde den samme intensjonen: Å undersøke om det var behov for hennes deltakelse på møtet.

Halverte antall møter

Det hun ønsket å oppnå var, gjennom dialog med møteeier, å komme frem til enighet om at hun ikke trengte å delta på alle disse møtene. Hun var opptatt av å gjøre forespørselen på en vennlig og løsningsorientert måte, og ikke fremstå som klagete.

Resultatet var over all forventning. Hun halverte antall møter og fortalte også at hun fikk positiv tilbakemelding på at hun tok opp problemet. Hun ble oppfattet som proaktiv og ansvarsbevisst.

Referanse:

Artikkelen er publisert som innlegg i fagbloggen Erfaringsbasert ledelse 10. juli 2017.

Tekst: Førstelektor Olav Johansen, Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania.

Foto: Et enkelt spørsmål kan redusere antall bortkastede møter, skriver Olav Johansen. Photo by Drew Beamer on Unsplash.