Sliter du med å sjonglere mellom ulike prosjekter på jobben?

KUNNSKAP FRA KRISTIANIA: Arbeidslivsforsker Helene Tronstad Moe om bedre arbeidsliv 

En rekke studier har vist at det får betydelige konsekvenser for oss om vi ikke fullfører arbeidsoppgavene våre i tide.  

Uferdige arbeidsoppgaver bidrar til at vi vil kunne oppleve repeterende og påtrengende tanker om disse oppgavene. Hjernen fortsetter å beskjeftige seg med oppgavene for å øke våre muligheter for å kunne fullføre dem.  

De uløste arbeidsoppgavene forblir altså kognitivt til stede frem til de er løst. Ulempen er at vi ikke får opplevelsen av å slappe av. Vi er konstant årvåkne.  

Negative tanker på fritiden 

Dette kan resultere i at negative, påtrengende og tilbakevendende tanker om arbeid dukker opp. Tankene kan ytterligere forsterkes av stress.  

Fordi disse problemrelaterte tankene er så tilgjengelige for oss, vil de kunne oppleves som hyppige, påtrengende, negative tanker – selv på fritiden når vi skulle vært engasjert i helt andre aktiviteter. Dette jobbrelaterte stresset har også vist seg å kunne forringe søvnen vår. 

I dagens arbeidsliv forventes det av mange av oss at vi skal prestere i arbeidsmiljøer hvor vi deltar i flere ulike prosjekter, opplever skiftende prioriteringer og kryssende interesser.  

Krevende arbeidsoppgaver fordrer gjerne at ansatte dedikerer sin fulle oppmerksomhet til én oppgave av gangen, uten å bli distrahert av andre ikke-relaterte arbeidsoppgaver eller prosjekter. 

Stjeler vår oppmerksomhet 

I en slik arbeidshverdag må oppmerksomheten vår stykkes opp. For å sikre progresjon i hvert prosjekt, delta på møter og respektere tidsplanen, må tiden deles, og vi må regelmessig bytte mellom hvilke prosjekter vi jobber med.  

Det vil si at vi ofte må slutte å jobbe med en oppgave, ferdig eller uferdig, for å bytte til og fokusere fullt ut på en annen. Vi haster fra ett møte til det neste, begynner å jobbe med et prosjekt og kort tid etter må vi gå over til et annet. 

Forskning indikerer at denne typen arbeid gjør det vanskelig å slutte å tenke på eller legge bort øvrige arbeidsoppgaver som ikke er ferdigstilte. Dette får negative konsekvenser for arbeidet med den neste oppgaven.

Ufullførte arbeidsoppgaver stjeler altså vår oppmerksomhet. 

Noe tidspress er bra 

Ledere forventer gjerne at endring av de ansattes oppgaver og/eller mål vil hjelpe dem med å regulere oppmerksomheten. Forskning antyder at dette ikke nødvendigvis er tilfelle. Faktisk fører overgangen fra en oppgave til en annen ikke nødvendigvis til at folk slutter å tenke på den tidligere oppgaven de nettopp jobbet med.  

Hvis vi selv kan velge hvilken oppgave vi skal jobbe med, vil ytelsen vår forbedres. Det vil innebære at vi står fritt til å kunne jobbe med den arbeidsoppgaven vi opplever at oppmerksomheten vår søker seg mot.  

Majoriteten av forskningen setter søkelys på de negative effektene av tidspress. I prosessen med overgang mellom ulike arbeidsoppgaver, kan det faktisk se ut til at noe tidspress kan være fordelaktig. Det kan se ut til at knapphet på tid letter prosessen med overgang til en annen oppgave og dermed bidrar til høyere ytelse i den påfølgenden oppgaven. 

Noen studier tyder på at vi kan trene oss opp til å være mer til stede i øyeblikket. En slik tilnærming vil kunne hjelpe oss med å regulere oppmerksomheten mot arbeidsoppgaver når vi er på jobb, samt bidra til å redusere virkningen av tidligere jobbrelaterte aktiviteter på fritiden. 

Sett delmål 

En måte å prøve å flytte oppmerksomheten til en arbeidsoppgave på, er gjennom å definere delmål.  

Når vi har nådd et delmål, kan det gjøre det enklere å midlertidig lukke tankene for en oppgave og dermed gjøre det enklere å arbeide med den neste. Å dele opp oppgaver i mindre milepæler eller deloppgaver kan gi økt oppmerksomhet og ressurser til neste arbeidsoppgave.  

Dette vil kunne gi en opplevelse av økt effektivitet og lavere behov for restitusjon. Autonomi i å definere delmål og tidsfrister er viktige trekk ved utforming av arbeidshverdagen. Dette gir ansatte større mulighet til å justere arbeidskrav slik at de får mulighet for restitusjon i helg og ferier og overskudd til fordypning i oppgaveløsning når arbeidsuken står for tur. 

Denne artikkelen ble først publisert den 10. mai 2023 i E24, under tittelen Krever jobben at du presterer i flere ulike prosjekter samtidig? Slik bevarer du fokus.  

Referanser:  

Beal, D. J., Weiss, H. M., Barros, E., & MacDermid, S. M. (2005). An Episodic Process Model of Affective Influences on Performance. Journal of Applied Psychology, 90(6), 1054–1068. https://doi.org/10.1037/0021-9010.90.6.1054   

Cropley, M., & Zijlstra, F. R. H. (2011). Work and rumination. In J. Langan-Fox & C. L. Cooper (Eds.), Handbook of stress in the occupations (pp. 487–501). Edward Elgar Publishing. https://doi.org/10.4337/9780857931153.00061 

Masicampo, E.J. & Baumeister, Roy. (2011). Consider It Done! Plan Making Can Eliminate the Cognitive Effects of Unfulfilled Goals. Journal of personality and social psychology. 101. 667-83. 10.1037/a0024192. 

Moskowitz, G. B. (2002). Preconscious effects of temporary goals on attention. Journal of Experimental Social Psychology, 38(4), 397–404. https://doi.org/10.1016/S0022-1031(02)00001-X 

Baumeister, Roy & Bushman, Brad. (2010). Social Psychology and Human Nature.  

Vi vil gjerne høre fra deg!        
Send spørsmål og kommentarer til artikkelen på e-post til kunnskap@kristiania.no.