Ledelse gjennom skjermen er ekstremsport

KRISTIANIA VERKTØYKASSE: Lederkommunikasjon

Du må være djevelsk god til å kommunisere om du skal få folk med deg og få dem til å gjøre som du vil. Kommunikasjon er lederens viktigste lederverktøy. Eller spissformulert: Uten kommunikasjon, ingen ledelse.

Utfordringen er ikke blitt mindre i en tid der nesten all kommunikasjon, også lederkommunikasjon, går via skjermen, enten den er på mobilen eller PC-en, til medarbeidere som sitter spredt rundt på sine hjemmekontorer.

Borte er alle de fysiske møteplassene; ved kaffemaskinen, i kantina, i trappen, i heisen, i møterommene og alle andre steder der planlagte og ikke planlagte samtaler kunne skje ansikt til ansikt.

Fattigere kommunikasjon

Vi har gjennom de siste ukene fått demonstrert at digitale verktøy for kommunikasjon og samhandling har sine klare begrensninger. Digitale samarbeidsverktøy er effektive for å kommunisere om ordinære driftsoppgaver, men egner seg ikke like godt for å få til god kommunikasjon i prosesser for kreativitet, nyskaping og utviklingsarbeid.

Kommunikasjon via skjerm er en tynnere og vesentlig fattigere form for kommunikasjon enn kommunikasjon ansikt til ansikt. Det er mye vanskeligere å engasjere, begeistre og holde på oppmerksomheten til folk gjennom skjerm enn ansikt til ansikt. 

Selv om teknologien for digitale møter er blitt bedre, mister vi sentrale deler av den ikke-verbale kommunikasjonen som skjer med øyne, mimikk, hender og kroppsspråk. Dialogen og samtalene blir mindre spontane. Vi har mistet muligheten til å lufte ideer og tanker som ikke passer inn i formelle møteagendaer eller til å oppklare små misforståelser.

Tre behov ansatte har

Ledere som ønsker å få det beste ut av sine medarbeidere, må tilfredsstille tre grunnleggende behov ansatte har:

• Behov for autonomi: Ansatte opplever et behov for å kunne ta selvstendige valg innenfor avklarte rammer. De vil selv vurdere hvordan jobben kan gjøres på best mulig måte basert på sin egen erfaring.
• Behov for mestring: Medarbeidere ønsker å oppleve mestring og å føle seg kompetente når de utfører eksisterende jobb. De vil også tørre å utforske nye og forbedrede måter å gjøre jobben på.
• Behov for sosial tilhørighet. Ansatte ønsker å oppleve sosial tilhørighet gjennom gode relasjoner til nærmeste leder og øvrige kolleger.

Dette er behov som krever gode kommunikasjonsferdigheter, og som ikke er mindre viktige når vi jobber digitalt.  

Åtte tanker om god digital lederkommunikasjon

Her er åtte tanker om hvordan du som leder kan kommunisere godt med dine ansatte når de sitter på hjemmekontor.

1.     Lytt til og involver alle dine medarbeidere. Kommunikasjon er en toveis aktivitet, ikke bare enveis formidling av beslutninger. Som leder må du kommunisere med folk, ikke bare til dem. Det betyr at du aktivt må lytte til dine medarbeidere, og invitere dem til å komme med innspill og forslag. Det er ikke mindre viktig når lederkommunikasjon skjer gjennom skjermen. Snarere tvert imot. Involver de som ikke sier noe i videomøter.

2.     Vis at du «ser» og bryr deg om medarbeiderne dine. De beste lederne er gode til å bygge relasjoner med sine medarbeidere. Sett av tid til hver enkelt av medarbeiderne dine. Det er fort gjort å glemme de du ikke ser. Her kan noen få, små, velvalgte ord i en melding gjøre stor forskjell. Hør hvordan det går med dine ansatte, både med arbeidsoppgaver, motivasjon og trivsel. Tenk også på om det er mulig å etablere uformelle, sosiale digitale møteplasser i tillegg til formelle digitale møter.

3.     Ta sjansen på tillit hvis det ikke er grunn til noe annet. Det er fristende å tenke på hvordan du kan passe på at ansatte ikke sluntrer unna jobben når de sitter på hjemmekontoret. Dropp det. Kontroll og målstyring dreper flinke medarbeideres initiativ og lyst til å gjøre en best mulig jobb. Medarbeidere ønsker selv å bestemme hvordan de skal løse sine oppgaver innenfor gitte rammer.

4.     Vær synlig i digitale kommunikasjonskanaler. Vær aktiv både i interne kommunikasjonskanaler og i sosiale medier. Vær tilgjengelig. Inviter til dialog. Gjør det enkelt å få kontakt med deg.

5.     Tren på digital lederkommunikasjon. Skal du bli bedre til å kommunisere, må du trene på det. Alliér deg med en kollega som kan gi ærlige, konstruktive tilbakemeldinger.

6.     Sett av tid til evaluering av digitale møter. Be om å få tilbakemeldinger. Hva fungerte bra? Hvordan kan de gjøres bedre?

7.     Vær raus med konstruktive tilbakemeldinger. Ta folk på fersken i å gjøre en god jobb og si fra om det. Det er med på å støtte opp under ønsket adferd. Fortell hvorfor du synes det er bra. Det forutsetter at du bryr deg, og vet hva folk gjør. Gi også konkrete innspill om hvordan det kan gjøres enda bedre i fremtiden.

8.     Spis mer bløtkake (eller pizza) på skjermen! Har dere fått til noe som er verdt å feire eller markere? Er det noen som har utmerket seg, enten enkeltmedarbeider eller team? Er det noen som fyller år? Grip alle muligheter til å feire. Inviter dine ansatte til å komme opp med ideer til digitale markeringer.

Referanser:

Farbrot, Audun (2018): Ledelse gjennom kommunikasjon. Magma nr. 4-2018.

Denne artikkelen er først publisert som innlegg i PR-Prat 16. juni 2020. PR-Prat er en fagblogg fra Kommunikasjonsforeningen.

Tekst: Audun Farbrot, fagsjef forskningskommunikasjon ved Høyskolen Kristiania.