Prosjektoppfølging

Ved Høyskolen Kristiania skal forskningsprosjekter være forankret ved et institutt eller seksjon, og instituttleder har det overordnete ansvar for instituttets økonomi og den faglige kvaliteten. Forskningsstøtte og andre administrative enheter skal bistå prosjektleder og instituttet med prosjektplanlegging og søknadsutvikling, og med oppfølging og rapportering av prosjekter. Det er utarbeidet en rutine for prosjektoppfølging med en oversikt over oppgavene, ansvarsfordeling, involverte parter og nyttige oppfølgingsredskap.

Når en finansiør har besluttet å tildele forskningsmidler, sendes et tildelingsbrev til prosjektleder med kopi til prosjekteier (prorektor FoU/KU). Forskningsrådgiver som er kontaktperson for School, vil da innkalle prosjektleder og instituttleder til et oppstartmøte for å gjennomgå oppgavene ved prosjektopprettelsen. Behovet for kompetanseutvikling i prosjektet blir kartlagt. Forskningsrådgiver oppretter en mappe med alle prosjektdokumenter. Det opprettes et internt prosjektnummer for prosjektmidlene, der all bruk av midlene må belastes. I opprettingsfasen må budsjettet og arbeidsplanen som regel justeres innenfor den tildelte summen.  Kontrakt og samarbeidsavtaler blir inngått, en «Data Management Plan» utarbeides og nødvendige godkjenninger innhentes. Eventuelle tildelte prosjektstillinger må utlyses. Prosjektet må registreres i CRIStin ved oppstart, og dette gjør at prosjektet blir synlig på Kristianias nettsider.

Forskningsrådgiver og prosjektøkonom rapporterer månedlig til Schools om status for alle prosjektene, inkl. prosjektøkonomien.

Prosjektleder har det samlede ansvaret for gjennomføringen av alle deler av prosjektet. Ved Kristiania ivaretas personalansvaret ved noen institutter av instituttleder. Prosjektleder har ansvar for den faglige ledelsen av prosjektet, for at nødvendige forskningsmetoder og infrastruktur er tilgjengelige i prosjektet, som beskrevet i søknaden, og for at data innhentes og lagres på en sikker måte i tråd med lov- og regelverk. Samarbeid med partnere må følges opp, data prosesseres og analyseres, resultater diskuteres og presenteres på faglige møteplasser. Hvis doktorgradskandidater er del av prosjektet, skal disse veiledes og postdoktorer må følge en utviklingsplan. Særlig viktig er det å sørge for forskningsetisk refleksjon og god kvalitet gjennom alle faser av et prosjekt. Prosjektleder må også påse at administrative oppgaver er ivaretatt.

Resultater og ny kunnskap skal publiseres i vitenskapelige tidsskrift og formidles populærvitenskapelig. Avdeling for forskningskommunikasjon og innovasjon kan bistå og vil også bidra til vurdering av mulige samfunnseffekter av prosjektets funn.

Dersom det i løpet av prosjektet oppstår endringer i forhold til prosjektbeskrivelsen må disse normalt godkjennes av finansiør, siden prosjektet er vurdert og innstilt på bakgrunn av prosjektbeskrivelsen og i konkurranse med andre søknader. Bytte av prosjektleder eller samarbeidspartnere, type prosjektstillinger mm. vil kunne påvirke den faglige kompetansen og gjennomførbarheten av prosjektet. Også andre endringer som prosjektperioden eller forsinkelser må meldes inn.

Avslutningsvis i et prosjekt må resultater og regnskapet rapporteres til finansiør med hjelp fra forskningsstøtte. Eventuelle midlertidige prosjektmedarbeidere må ivaretas. Forskningsresultatene registreres i CRIStin og knyttes da til prosjektet. Da blir resultatene også synlige på Kristianias nettsider. En egen rutine for kommunikasjonsflyt er utarbeidet som viser hvordan forskningsresultater skal kommuniseres ut.