Vi kan skrive oss til bedre møter

KRISTIANIA VERKTØYKASSE: Smartere møter

Svært mye tid går med til møter i norsk arbeidsliv. Det er ikke uvanlig at arbeidstagere går på flere møter daglig. Ledere bruker i snitt godt over halvparten av tiden sin i møter, når vi inkluderer reisetid.

Nærmere halvparten av møtene vurderes som bortkastet av dem som deltar, viser flere studier. Dårlige møter fører paradoksalt til flere møter og mye frustrasjon.

Dårlig møtekultur er en skjult kostnad som koster det norske samfunnet milliarder av kroner hvert år. I USA er kostnadene beregnet til mer enn 300 milliarder kroner. Dårlige møter gir lavere produktivitet, en svakere økonomisk bunnlinje og nedsatt trivsel i organisasjonen.

11 årsaker til bortkastede møter

Hvorfor er så mange møter bortkastet? Det finnes mange grunner, og her er noen av dem:

1. Dårlig forberedelse
2. Uklart formål og agenda
3. For mange deltagere
4. Avsporinger og parallelle samtaler
5. Lange presentasjoner og monologer
6. Ineffektiv kunnskapsdeling
7. Gruppetenkning
8. Passive og uengasjerte deltagere
9. Manglende fokus på prosess og metoder
10. Uklare beslutninger og oppfølging og
11. Utidig mobilbruk.

Et sentralt grep for å få mer engasjerende og produktive møter, er å involvere alle møtedeltagerne direkte. Den vanligste tilnærmingen er å ta runden rundt bordet. Dette er ofte en lite optimal metode når det er flere deltagere: Det tar fort mye tid, alle tenker på hva de selv skal si fremfor å lytte, og det innbyr ikke til interaksjon og kunnskapsbygging. Det deltagerne sier er gjerne det første de har i hodet og er lite bearbeidet. Fremfor engasjement skaper det fort kjedsomhet.

La alle skrive ned innspillene

En langt bedre tilnærming er at deltagerne bruker et par minutter til å skrive ned sine innspill før en diskusjon. Det kan gjøres alene eller to og to sammen. Da unngår vi at den første som sier noe, setter føringer for hva andre måtte mene. Hvis han er veldig negativ, skal det mye til at de andre er veldig positiv.

Når alle skriver først, får vi frem flere perspektiver og begrenser gruppetenkning. Alle får mene noe før diskusjonen starter. Vi unngår også at deltagerne begynner å diskutere det første innspillet som kommer opp, men får et bredere grunnlag for diskusjon.

Blir mer nysgjerrig på andre

Når du selv har skrevet ned dine tanker, blir du i tillegg mer lydhør for andre. Dine tanker fyller ikke ditt hode på samme måte, siden de er nedskrevet. Du blir mer nysgjerrig på hva andre har skrevet. Du husker også bedre når innspillene synlige.

Alle deltagerne blir dessuten aktivert når de skal skrive, inkludert de introverte og passive. Siden alle deltar aktivt, får alle et større eierskap til tema.

Fokusskift fra person til budskap

Når innspillene er skrevet ned, er de mer fristilt fra avsender. Fokuset skifter fra person og autoritet til mer mot innhold og kunnskapsbygging. Det blir mindre viktig hvem som er avsender og mer viktig hva innholdet er. Dette gjelder særlig hvis vi samtidig formulerer en spilleregel om at det er kvaliteten på innspillene som betyr mest, ikke hvem de kommer fra.

Det blir også lettere å være ærlig i sin tilbakemelding og kritisere innspillene, siden du ikke kritiserer direkte personen som har sagt noe, men det som står skrevet. Det fører i neste omgang til bedre kvalitet på innspillene som igjen gir et bedre grunnlag for beslutninger.

Åpner for nye former for samhandling

Hvordan blir et slikt enkelt grep for å involvere deltagerne i fysiske og virtuelle møter mottatt i en organisasjon?

Min erfaring er at mange møtedeltagerne blir begeistret når de forstår hensikten og når interaksjonen skjer på riktig sted og til riktig tid. Jeg opplever at spesielt yngre ansatte føler seg fort komfortabel med slik tilnærming, da de er mer åpne for nye samhandlingsformer.

Samtidig er det en krevende omstilling for noen, da det bryter med vanlig møteadferd. Plutselig skal deltagerne være stille et par minutter eller ha samtale med en annen person før det blir en diskusjon i plenum. Det krever disiplin, særlig for de ekstroverte og dominerende personene, som lett tar til ordet. De kan plutselig ikke ta den plassen de vil når de vil, og det kan oppleves som truende. Verbalisering er nemlig maktspråket i mange organisasjoner.

Tør vi utfordre inngrodde møtevaner?

Med tiden vil nye møteformer tvinge seg frem i organisasjoner, der effektiv samhandling får større fokus. De unge vil presse på for det, de vil ha mer interaksjon og mer motiverende møter. Morgendagens vinnere vil samhandle smartere.

I en tid der mange selskaper kutter store kostnader, kan det være lurt å skifte litt orientering og stille følgende spørsmål: Tør vi utfordre og endre på våre inngrodde vaner på møter hvis det kan gi store besparelser, større trivsel og bedre resultater?

Referanse:

Artikkelen er publisert som kronikk/hovedinnlegg debatt i Dagens Næringsliv 9. august 2015 med overskriften «Fra kjedsomhet til kunnskapsbygging».

Foto: Smartere møter. La alle skrive ned innspillene sine før diskusjonen. Illustrasjonsbilde. Photo by Dylan Gillis on Unsplash.

Tekst: Professor Erik Lerdahl, Westerdals institutt for kommunikasjon og design ved Høyskolen Kristiania.