Ti råd for å lykkes med langdistanseledelse

KRISTIANIA LEDERKASSE: Langdistanseledelse

Mange ledere og deres medarbeidere har opplevd at hverdagen er snudd på hode i forbindelse med myndighetenes koronatiltak. Spesielt de lederne som plutselig fikk mange i staben på hjemmekontor har plutselig fått en ny hverdag.

For mange ledere har overgangen fra analog til digital ledelse gått overraskende bra. Møter, samarbeid, opplæring eller brainstorming fungerer, produktiviteten opprettholdes i virksomheten og de ansatte viser seg fra sin beste side i denne situasjonen.

Men etter noen uker med intensive krisedager kommer det igjen hverdager. Digitale hverdager. Medarbeideres reaksjoner på det som har skjedd de siste ukene må håndteres. Misforståelser fra Skype- eller Zoom-møter i oppstarten av den digitale hverdagen må korrigeres, og motivasjon må til for å opprettholde en ekstraordinær arbeidsinnsats i ytterligere flere uker.

Kommunikasjon er jakten på mening

Bare 10 % av et isfjell er synlig over vann. Resten er skjult, men vi vet likevel at alt er der. På samme måten representerer ordene våre bare 10% av vår kommunikasjon. Resten er kroppsspråk, blikk eller stemmevolum.

I tillegg er mye av vår kommunikasjon er bestemt av sammenhengen vi er i, når vi kommuniserer. På kontoret vet vi at det er forskjell på å prate med sjefen i lunsjen og inne på kontoret hennes. Det er også forskjell på en samtale med tre personer i gangen, og en samtale med 20 tilstede i et møterom. Men hva sier konteksten meg når jeg ser inn i stuen til sjefen via Zoom, eller inn på dobbeltsengen til kollegaen min via Skype, når temaet for møte er budsjett? 

I møter på Skype ser vi blikkene på skjermen til våre kolleger som flagrer mellom notater, skjermer og kamera, mens stemmen liksom brøler inn i en dårlig mikrofon. Hva betyr det? Kroppsspråket forteller oss ingenting lenger. Mye av informasjonen bak ordene vi hører er nå borte.

Digital kommunikasjon er ekstra krevende

Når vi kommuniserer med hverandre er ikke ordene i seg selv så viktige som vi liker å tro. Fordelen ved å sitte fysisk sammen er at vi raskt får tilgang til all den informasjonen vi trenger for å forstå mening og intensjon bak ordene vi hører. Mer eller mindre bevisst registrerer vi kroppsspråk, blikk, kontekst eller stemmevolum. Det er meningen vi legger ordene som er viktig. Ikke ordene i seg selv.

På samme måte som når vi lager oss et mentalt bilde av størrelsen på et isfjell når vi vet at vi bare ser 10% på overflaten, vil vi i digitale samtaler lage oss et mentalt bilde av meningen bak de ordene vi hører når vi mangler opplysninger om kontekst eller kroppsspråk.

Det er derfor digital kommunikasjon er ekstra krevende. Ulik forståelse av konteksten, fravær av kroppsspråk og en uvant bruk av stemme og volum gjør at vi mister den felles betydningen av ordene vi hører i digitale møter.

10 råd for bedre langdistanseledelse

Ulik oppfattelse av betydningen av ord som blir sagt, kan over tid føre til både konflikter og lavere tillit i teamet du leder. Det går fint i starten, men dersom du som leder skal jobbe og kommunisere med dine medarbeidere digitalt over flere måneder, må du aktivt jobbe med å motvirke de negative konsekvensene av digital langdistanseledelse.

Og langdistanse i denne sammenheng har to betydninger: 1) Det skal jobbes utelukkende digitalt over lang tid og 2) medarbeiderne sitter fysisk langt fra deg, og langt fra hverandre.

1. Tydelig kommunikasjon som skal ha samme mening for alle, krever struktur og planlegging. Tenk igjennom før det digitale møtet starter hvordan du skal kommunisere tydelige beskjeder ved å velge ord som ikke kan misforstås. Fortell deg selv at du mangler kroppsspråk, stemmesignaler og blikk-kontakt. Suksess i virtuelle møter krever at du er tydelig og klar. Hør på medarbeiderne dine, og oppsummer tydelig til slutt. Gjerne også skriftlig, som du sender ut til deltakerne i etterkant.
2. Ikke glem de som er stille i et digitalt møte. I en hektisk hverdag hvor alt kastes om, vil det alltid være medarbeidere som ikke sier så mye i felles møter. Det kan være mange grunner til at dette skjer, men det er viktig at du merker deg hvem det er, og at du følger dem opp litt ekstra i etterkant av de felles digitale møtene. Enkle spørsmål å stille i etterkant kan være: Fikk du gitt utrykk for din mening i Skypemøtet vårt? Er det tekniske problemer med lyd eller bilde hjemme hos deg? Opplever du at det går greit å samarbeide med de andre på teamet ditt? Går det bra å jobbe hjemme i denne situasjonen? Trenger du å tenke litt før du kommer med din tilbakemelding? Er det noen saker du ønsker at vi setter på agendaen til neste møte?
3. Fokuser mer på resultatene og anerkjenn alt det arbeidet som blir gjort i teamet ditt. I en situasjon hvor man sitter mye alene og jobber er det lett for at medarbeiderne ikke føler tilstrekkelig annerkjennelse. Husk at det som pleide å være vanlige oppgaver nå krever ekstraordinær innsats. Ved å synliggjøre alt arbeid som blir utført og alle resultater som blir levert – også arbeid som under normale omstendigheter ingen ville fremhevet – kan du som leder kompensere for opplevelsen av å ikke bli sett.
4. Uformell prat må avtales og prioriteres. Er det misforståelser eller frustrasjon i teamet ditt er det bare i slike samtaler du vil kunne fange dette opp tidlig nok. Book tid med dine medarbeidere en og en for å høre hvordan det går med arbeidsoppgavene. Vær tydelig på at formålet med møte er å avklare at medarbeideren har det bra på hjemmekontor og har alt som trengs for å kunne gjøre jobben sin på en god måte. Bonus er at du også snapper opp eventuelle misforståelser og frustrasjoner.
5. Ta virtuelle kaffepauser i teamet. Bestem ett eller to klokkeslett i løpet av uken der alle skal logge seg på med en kaffekopp eller tekopp og fortelle hvordan uken har vært, og hvordan livet på hjemmekontor er.
6. Vær synlig. Som leder kan du gjøre mye for å være synlig på digitale flater på andre måter enn å ringe eller ha møter med medarbeiderne dine. A) Sørg for at kalenderen din er delt og åpen. B) Orienter alle om hva du jobber med og hva som er dagens prioriteringer. C) Lag en fast og kjent møtestruktur gjennom uken som alle er kjent med, som kan være et anker i en ellers omskiftelig hverdag.
7. Teknologien kan ikke overta for ledelse. Fokuser på menneskene, ikke på teknologien. Når alt endres på en gang, er det lett å fokusere på de tekniske utfordringene. Som leder er det selvsagt viktig å passe på at de digitale verktøyene fungerer som de skal, men ditt hovedfokus må alltid være på menneskene i teamet ditt. Din suksess som leder avhenger først og fremst av at du klarer å kommunisere med medarbeiderne dine og at medarbeiderne opplever at du bryr deg om dem.
8. Korte vennlige bemerkninger har en ekstra stor effekt i digitale rom. Det kan være så enkelt som: Takk for sist! Hvordan går det? Hatt en fin helg? Går det fint med barna? Sammen med en bevisst bruk av smilefjes kan det å alltid ta seg tid til skriftlig vennlighet i all kommunikasjon fungere som olje i maskineriet i en digital hverdag.  Bruk vennlige formuleringer selv om du bare skal utveksle korte beskjeder. Skriftlig vennlighet kompenserer for mye av den ubevisste mellommenneskelige informasjonen som faller bort i en digital hverdag.
9. Husk å feire. Etter en hektisk uke, eller å ha fullført et intensivt prosjekt, kan du som leder bestille pizza levert hjem på døren til alle på et bestemt klokkeslett. Så avtaler du at alle slår på kamera, spiser pizza foran skjermen og småprater sammen. Eller lag en Quiz som dere skal løse mens dere spiser pizza. Del inn i lag, og få frem konkurranselysten hos medarbeiderne dine. Le og kos dere sammen. Dette gir samhold i en tid der alle ellers kan føle seg isolert.
10. Ta vare på deg selv. Uten at du har det bra, fungerer teamet ditt også dårlig. Pass på å skru av jobben og PC i god tid før du skal legge deg. Prøv å trene. Sett av tid til å ta deg av familien din. Alle rundt deg må fungere for at du skal kunne yte på hjemmekontoret. Det er mange som trenger deg nå. Derfor må du ta vare på deg selv.

Referanse:

Denne artikkelen er skrevet spesielt for Kunnskapsmagasinet Kristiania og første gang publisert 24. mars 2020.

Foto: Kunsten å lede ansatte som befinner seg lang borte. Illustrasjonsbilde. Photo by Domenico Loia on Unsplash.

Tekst: Høyskolelektor Kjetil A. Vedøy, Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania.

De er tilpasningsdyktige, fleksible og viser stor innsatsvilje og fleksibilitet. Det er krisetider, og mange medarbeidere vokser og utvikler seg alt etter hva situasjonen krever av dem.