Ledere må møte sine ansatte

KOMMENTAR: Tom Karp om ledelse

Management by sitting down? Og da helst i et møte, foran PC-en eller med smarttelefonen. Det er kanskje en metafor på ledelse i vår tid, dette er arenaene hvor ledere bruker tid og krefter. Og sånn må det kanskje være?

Konsulentselskapet Boston Consulting Group (BCG) hevder at kompleksiteten i organisasjoner har økt dramatisk de siste tiårene. Med kompleksitet mener de mengden krav som må tilfredsstilles, antall lag i organisasjonene, antall prosedyrer, koordineringsbehov og godkjenningsmekanismer.

Kompleksiteten øker dramatisk

BCG har regnet seg frem til at kompleksiteten i organisasjoner er 35 ganger større i 2010 enn den var i 1955. Det skyldes, ifølge BCG, at ledere i gjennomsnitt må få syv godkjennelser før en beslutning kan tas, at de bruker 40 prosent av tiden sin på å skrive rapporter, at de bruker 30 til 60 prosent av tiden på møter, og at 40 til 80 prosent av lederes tid går med til aktiviteter som ikke skaper verdi.

BCGs analyse inneholder metodiske svakheter, og det er grunn til å være skeptisk. Det finnes ingen objektive mål på kompleksitet, det er en størrelse som ikke lett lar seg kvantifisere. Allikevel tror jeg det globale konsulentselskapet har et poeng – om ikke et kvantitativt poeng, så et kvalitativt poeng. Noe som støtter BCGs funn, er fallet i produktivitetsvekst, noe økonomer mener er meget bekymringsfullt.

Til tross for store investeringer i ikt for å bedre produktivitet faller stadig produktivitetsveksten i OECD-området. Organisasjoner får stadig mindre økonomisk vekst for hver time de jobber, en trend som har pågått i mange land over tid.

6 av ti ledere opplever tidspress

Hvis BCG har rett skaper det selvfølgelig utfordringer for ledere. Over 60 prosent av norske ledere rapporterer at de opplever stor arbeidsbelastning i form av tidspress. Det er et tankekors at mange ledere da ser ut til å nedprioritere sine ansatte, det å uformelt treffe dem, høre hvordan det går, bli kjent.

Det er jo det som bygger tillit, gode relasjoner, samt hjelper ledere å forstå verdiskapingen de er ansvarlig for. Det handler om å komme seg ut av møterommet, bort fra det elektroniske utstyret og gå rundt i organisasjonen: Snakke, lytte, ta diskusjonene og praktisere såkalt management by walking around. 

Fysiske møter betyr mer og mer

Det er Abraham Lincoln som er blitt kreditert denne ledelsesstilen da han uannonsert og uformelt stadig dukket opp hos troppene under den amerikanske borgerkrigen. Begrepet kan også spores tilbake til selskapet Hewlett Packard, hvor dette var en utbredt praksis i 1970-årene.

I vår digitale tid betyr det fysiske møtet mellom mennesker mer og mer. Samhandlings- og kommunikasjonsprosesser blir stadig mer digitalisert. Kontakt- og kommunikasjonsmønstrene, så vel som hastigheten på disse, endrer seg.

Det betyr at ansikt til ansikt kontakt blir viktigere og viktigere. Fysisk og mental tilstedeværelse, tilgjengelighet, avkobling og langsom tid er mangelvarer i vår tid, og kommer til å bli enda mer etterspurt fremover. Der kan ledere utgjøre en forskjell.

Mangler tid til å lede

Ikke sjelden klager ansatte på manglende ledertilgjengelighet. Spør man ledere selv sier de ofte at de ikke har tid til «å lede». Og med det mener de at de ikke har tid til å følge opp sine ansatte som de selv vil.

De følger seg fanget av byråkratiet og de organisatoriske prosessene, byråkratier og prosesser de selv er med på å skape. «We’ve been busy being busy», sier selvhjelpsguruen Robin Sharma noe lettvint om vår tid.

Ledere må lede seg selv

Men hvem skal ta ansvaret for at ledere har tid – tid til å snakke med sine ansatte, tid til å gå rundt? Hvem skal få de ut av møterommene, bort fra PC-en og telefonen? Det må de selvfølgelig selv gjøre. De må lede seg selv.

Det er mange ledere som har noe å hente på å lage gode rutiner for møter og epost, og styre egen tid bedre, i stedet for å være offer for omgivelsene. De må eie sin egen tid og sine egne prioriteringer. Lett å skrive om, vanskelig i praksis kanskje, men fullt mulig å få til.

Ledere må selv bygge ned barrierene for ledelse, det er der ledelse begynner. Hvis ikke blir det ikke noe ledelse. Og hva skal vi da med ledere?

Referanse:

Artikkelen er publisert som kommentarartikkel om ledelse i Dagens Næringsliv 9. september 2019.

Tekst: Tom Karp, professor ved Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania og professor II ved Nord universitet og Høgskolen i Innlandet.